Kodėl mažėja CRM efektyvumas?

Iš tikrųjų viena didžiausių priežasčių tarp naujų sistemos naudotojų (įmonių, kurios CRM sistemą naudoja iki 5 metų) yra tai, kad ne visi darbuotojai dirba su sistema arba naudoja tik dalines jos funkcijas. Tiesą sakant, skaičiuojama kad net kas ketvirtas pardavimų sektoriaus darbuotojas apskritai nežino ir nesuvokia, kas yra CRM sistema, todėl net ir atėję dirbti į įmonę, kurioje CRM sistema yra įdiegta, naudoja savus metodus: skaičiuoklę, lapelius ir kt. Taip daroma didelė žala visos įmonės mastu.

Siekiant didinti CRM sistemos efektyvumą yra būtina dirbti su darbuotojais ir aiškiai pateikti jiems visą informaciją. Darbuotojai turi tiksliai suvokti, kokia naudą CRM sistemos teikia jiems asmeniškai ir kodėl jos yra svarbios įmonei. Tai pranašumas, kuriuo privalu pasinaudoti ir kuo didesnį efektyvumą pasieks naudojama CRM sistema, tuo efektyviau veiks įmonė, tuo daugiau naudos gaus darbuotojai. Tai uždaras ciklas, kuriame visi elementai yra tarpusavyje priklausomi!

Atkreipkite dėmesį, kad šios problemos ištakomis gali būti neatsakingas CRM sistemos pasirinkimas. Kuo patogesnę, patrauklesnę ir funkcionalesnę sistemą pasirinksite, tuo lengviau ją priims darbuotojai. Tai tarsi garantija, kad maksimalų efektyvumą pasiekti bus galima lengviau, greičiau ir mažesnėmis sąnaudomis (darbuotojų integracijos). Būtinai įvertinkite šiuos kaštus skaičiuodami, kiek atsieis pasirinkta CRM sistema – taisyklė, kad skūpiam tenka mokėti du kartus dažniausiai pasiteisina ir taip yra švaistomos ne tik lėšos, bet ir brangus laikas.

Kontaktinės informacijos svarba

Vienas svarbiausių CRM sistemos duomenų bazių pagrindų yra kontaktiniai duomenys. Jei jie yra kaupiami ir prižiūrimi, sistema gali būti naudojama efektyviai. Netikslūs arba nepilni kontaktiniai duomenys yra viena dažniausių priežasčių, kodėl darbuotojai vengia kasdienėse operacijose naudotis CRM sistemos funkcijomis. Taigi, taip, rodos, visai paprastai, prasideda grandininė reakcija, kuri mažina sistemos efektyvumą.

Duomenys yra tikroji CRM sistemos vertė ir pagrindas, tad skirkite jiems pakankamai dėmesio. Būtina ne tik suvesti duomenis, bet ir juos prižiūrėti: atnaujinti, pašalinti, archyvuoti… O lengva ar sudėtinga bus kontroliuoti šiuos procesus priklauso nuo pasirinktos sistemos galimybių ir programinių sprendimų.

Vartotojų rolės ir laimingi vartotojai

CRM sistemos turi vartotojų roles, kurios įgalina priskirti jiems skirtingas funkcijas. Galima paslėpti neaktualią informaciją ar duomenis, kurių žinojimas būtinas tik tam tikrai grupei žmonių, apriboti tam tikrų sistemos funkcijų naudojimą ir kt. Tai atliekama paprastai ir greitai, sudėtingiausia užduotis šiame procese yra sprendimo, kuriems darbuotojams, kurios rolės yra reikalingos priėmimas. Antra vertus, roles galima keisti ir valdyti bet kuriuo metu, tad nereikia bijoti suklysti ar nuspėti ateities – mažiau visada yra geriau, o jei kokios rolės prireikia, ją nedelsiant galima suteikti konkrečiam darbuotojui.

Klaida daroma tada, kai nėra vieno atsakingo žmogaus, pernelyg skubant ar dėl kitų priežasčių į šį funkcionalumą numojama ranka. Tuomet visi darbuotojai gauna visas roles ir prasideda sąmyšis. Padaugėja žmogiškųjų klaidų, perteklinės informacijos… Visa tai atstumia nuo naudojimosi sistema ir daro ją ne tik nepatrauklią, bet tariamai nepatikimą. Nors iš tikrųjų nepatikimi yra patys darbuotojai, darantys klaidas ne savo funkcijai skirtose duomenų bazėse! Išvenkite visos šios painiavos ir jūsų CRM sistema bus gerokai efektyvesnė.

Kaip atsiranda netiksli ir nepatikima informacija?

Ar naudotumėte sistemą, kurios pateikiama informacija klaidina? Tikrai ne! Tad neleiskite savo CRM sistemai tokia tapti. Šiuolaikinės sistemos yra gana liberalios duomenų įvedimo prasme, todėl reikėtų pasirūpinti tam tikra standartizacija. Taip ir darbuotojams būtų aiškiau, kaip bei kokius duomenis privaloma suvesti, kokie duomenys yra papildomi. Be to, taip kuriama aiški, patikima ir greitai perprantama duomenų bazė.

Nepamirškite, kad laikas bėga ir viskas aplink mus keičiasi. Tiesą sakant, viskas keičiasi pašėlusiu greičiu! Informacijos perteklius gaišina ir atstumia, tad nekaupkite senų bei nereikalingų duomenų, archyvuokite juos. Skirkite laiko ir išteklių duomenų priežiūrai ir tai atsipirks su kaupu. Darbuotojams patiems naudinga aiški ir tiksli informacija, kuria visada galima pasitikėti, todėl duomenų atnaujinimas ir aktualizavimas, nors ir nėra pagrindine jų funkcija, turėtų būti asmeninė iniciatyva, nes visi įmonėje siekia to paties tikslo – kai prisideda kiekvienas, to pasiekti daug lengviau!