Efektyvus duomenų valdymas leidžia įmonėms optimizuoti visą duomenų naudojimą, reaguoti net į tokius sudėtingus veiksnius kaip politinės aplinkos pokyčiai ar teisinio reglamentavimo pasikeitimas, priimti sprendimus minimalizuojant neigiamą įtaką. Plėtojantis internetui, modernioms technologijoms, laisvėjant prekių ir paslaugų judėjimui rinka keičiasi. Šiandien kurdamos vertę, įmonės tampa vis labiau priklausomos nuo nematerialaus turto, o duomenys yra svarbi jo dalis, todėl jų valdymas tampa vis svarbesnis. Ši tendencija išliks ir ateityje.

CRM sistemos duomenų valdymo kritiškumas

Duomenys šiandienos versle atlieka itin svarbų vaidmenį ir yra svarbūs bet kokioje veiklos srityje. Vis dažniau jie pripažįstami valdymo įrankiu, kuris padeda priimti efektyvius sprendimus, pasirinkti sėkmingą rinkodaros strategiją, tobulinti verslo procesus ir vykdyti optimizaciją.

Duomenys išties gali suteikti daug naudos įmonei, tačiau tik tuomet, jei yra valdomi teisingai. Priešingu atveju duomenų naudojimas sprendimų priėmimo procese bus ne tik nenaudingas, bet ir gali atnešti daug žalos. O tai gali nutikti labai paprastai: pavyzdžiui, netvarkingai surinkti duomenys gali iškreipti situacijos vertinimą, o vadovas to nepastebės ir remsis jais priimdamas esminius valdymo sprendimus, tokie sprendimai atneš priešingą, nei tikėtasi, rezultatą ir taip prasidės grandininė reakcija, kuriai sustabdyti reikės skirti daug resursų.

Antra vertus, į duomenų valdymą vis labiau kišasi ir institucijos. Pavyzdžiui, visiems daugybę kartų girdėtas Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) nustato tam tikras duomenų valdymo gaires, kurių reikia laikytis. Šias gaires detalizuoja nacionaliniai teisės aktai, o reikalavimų nepaisant gresia atsakomybė. Taigi, netvarkingi duomenys sukelia žalos grėsmę ir tiesiogiai.

Negalima pamiršti ir dideliais šuoliais augančių duomenų kiekių. Tai dar viena grėsmė, kuri lemia kritiškai svarbią būtinybę užtikrinti tinkamą duomenų valdymą. Jei su mažesniais duomenų kiekiais susitvarkyti buvo lengviau, juose buvo randama palyginti nedaug klaidų, tai augant duomenų kiekiui, kartais išauga ir klaidų mastai.

CRM sistema – investicija į duomenis

Vien tai, kad laikysite duomenis CRM sistemoje, žinoma, neužtikrina teisingo jų valdymo, tačiau tai pradžia – didelis žingsnis į priekį. Be to, šiuolaikinės CRM sistemos atitinka BDAR reikalavimus, tad bent apie šią problemą galėsite pamiršti, nes duomenų valdymas suformavus funkcionalumą vyks automatiškai.

CRM sistemos naudojimas duomenų valdymo srityje suteikia daug privalumų. Bet esminės reikšmės turi tai, kad visi duomenys yra saugomi vienoje saugioje vietoje, galima stebėti duomenų sąryšį, galima lengvai pasiekti reikalingus duomenis.

Taip pat itin naudinga ir tai, kad CRM sistemos leidžia vartotojui atlikti tam tikras modifikacijas ir standartizuoti duomenis. Jei prisimintume skaičiuoklės naudojimą duomenų saugojimui, šioje vietoje kildavo daugybė problemų. Standartizuotus duomenis lengviau apdoroti, ruošti ataskaitas ir tvarkyti apskritai.

Duomenų valdymo strategija

Jei norite palaikyti aktualią ir naudingą duomenų bazę, jums prireiks duomenų valdymo strategijos. Tačiau jei tokią jau turite, neskubėkite ploti rankomis – strategiją reikia kartas nuo karto įvertinti ir laiku atlikti pakeitimus.

Visų pirma, įvertinkite, kokie duomenys yra iš tikrųjų svarbūs dabar ir bus svarbūs ateityje. Jei ta ateitis tik po dešimtmečio, neskubėkite rinkti duomenų šiandien: jie pasens ir taps nebenaudingi, tad jų rinkimui paprasčiausiai iššvaistysite išteklius.

Panagrinėkime pavyzdį su pardavimo komanda, kuri daugelyje įmonių atlieka svarbiausią vaidmenį generuojant pajamas. Galvojant apie pardavimo specialistus svarbu pateikti jiems aktualią informaciją, kuri padės parduoti, ir vengti bereikalingos informacijos, nes ji tiesiog švaistys laiką. Pirkimo laikas, krepšelis, išleidžiama suma – kaupkite tai, kas iš tikrųjų naudinga.

Duomenų valymas

Informacija sensta greitai ir augant duomenų srautams šis procesas tik greitėja. Taip, duomenims surinkti išleidote nemažai lėšų, anksčiau jie tikrai pasitarnavo, tačiau nedelskite, kai ateina laikas su jais atsisveikinti ir tiesiog ištrinkite. Seni duomenys kartais gali būti blogiau nei jokių duomenų, nes ta informacija, kurią turite, be pagrindo pasitikėsite!

Įvairūs tyrimai patvirtinta, kad tiki iki 25 proc. rinkodarai naudojamų duomenų bazių yra patikimos. Turint galvoje, kad be duomenų bazės šiandien rinkodaros kampanijos praktiškai nekuriamas, toks skaičius yra tikrai iškalbingas.

Trumpai tariant išeitys yra tik dvi: duomenis reikia atnaujinti arba pašalinti. Koks sprendimas tinkamesnis nuspręsti padės tikslų ir sąnaudų įvertinimas, tačiau svarbu suvokti, kad negalima nedaryti tiesiog nieko – kuo ilgiau lauksite, tuo labiau seni duomenys iškreips ataskaitas ir trikdys įmonės darbą.

Padėkite darbuotojams suvokti duomenų vertę

Nesvarbu, kiek daug investuosite į duomenis, jie nepadės pagerinti rezultatų, jei darbuotojai jais paprasčiausiai… netikės. O juos įtikinti gali būti tikrai sudėtinga, ypač jei dar tik pradedate naudoti CRM sistemą. Svarbu, kad darbuotojai suprastų, kaip veikia duomenys ir kodėl kiekvieno jų indėlis yra toks svarbus. Suvesti duomenis ir juos suvesti teisingai yra du skirtingi veiksmai – duomenimis reikia ir tikėti, ir pasitikėti.

Darbuotojus įtikinti padės realūs rezultatai, tad nepamirškite pasidalinti su jais tuo, kas nuveikta. Tos pačios CRM programos suteikia galimybę naudotis ataskaitomis ir analizuoti duomenis, tačiau vadovas neturėtų būti vienintelis gaunantis iš to naudos – pasinaudodami šiuo funkcionalumu savo darbo efektyvumą gali pagerinti ir kiti darbuotojai. Šis procesas gali būti vykdomas laipsniškai: suteikite galimybę gauti naudos skyrių vadovams, o vėliau ja pasinaudoti norės ir kiti darbuotojai. Duomenų vertė turėtų būti ne tik jų nešamos naudos suvokimas, bet ir tiesioginis taikymas.

Apgalvokite savo CRM sistemos duomenų valdymo strategiją – sprendimai, kurie iš pirmo žvilgsnio atrodo paprasti, padės kalnus nuversti ir pasiekti geriausių veiklos rezultatų.