Kokius duomenis naudojate?

Šiuolaikinis verslas – tai duomenų verslas. Būtent duomenys leidžia palaikyti verslo ryšius ir kontaktą su klientais, skleisti informaciją ir išlaikyti savo produkto konkurencingumą. Ir prieš perkeliant duomenis būtina suprasti ne tik kodėl juos reikia perkelti, bet ir kokie svarbūs jie yra bei kaip šie duomenys paveikia esminius verslo procesus.

Pavyzdžiui, jei keičiate CRM sistemą, duomenų perkėlimas taps būtinu veiksmu. Žinoma, daugeliu atvejų tai gana paprasta, nes jei anksčiau naudojote CRM sistemą, jau turite vienoje vietoje saugomus kategorizuotus duomenis. Vis dėlto jei įmonė pereina prie pirmosios savo veikloje CRM sistemos naudojimo, situacija bus daug sudėtingesnė. Duomenis reikės ne tik surasti ir surinkti iš įvairių šaltinių, bet ir tinkamai kataloguoti, suvienodinant jų šablonus ir formatus.

Visiškai kitokia situacija, kaip duomenis prireikia aktualizuoti. Senuosius, šiuo metu nebenaudingus duomenis galima pašalinti iš sistemos, kad jie neapkrautų pertekline informacija. Vis dėlto neverta duomenų trinti – geriausia juos migruoti ir saugoti kitoje vietoje. Vis dėlto norint automatizuotai atrinkti aktualius duomenis teks pasukti galvą ir sukurti tam tikrus atrankos kriterijus. Daugeliu atvejų pasikliaujama laiku (pavyzdžiui, sutarties sudarymo laikotarpiu), tačiau tai ne visada yra vienintelis ir aktualiausias atrankos kriterijus. Įvertinkite, kokius duomenis ir kur naudojate – taip lengviau bus sugalvoti sklandų jų atrankos procesą.

Duomenų migracijos planavimas

Tikriausiai girdėjote posakį, kad laikas – pinigai. Ne išimtis ir duomenų perkėlimas, todėl šį procesą būtina tinkamai suplanuoti laike. Pasilikite laiko rezervą tam atvejui, jei CRM sistemos duomenų migracija nebūtų sklandi ar iškiltų problemų.

Geriausia planuoti darbą su duomenimis tuo metu, kai įmonė nedirba, pavyzdžiui, naktį ar savaitgalį. Taip išvengsite nuostolių dėl priverstinės prastovos nesėkmės atveju ir turėsite laiko išspręsti kilusias problemas, jei tokių atsirastų.

Planuodami laiką taip pat atkreipkite dėmesį į duomenų dydį ir sudėtingumą, pasirinktą perkėlimo metodą, proceso dalyvių skaičių ir kt.

Duomenų migracijos procesas

Pradėkite nuo duomenų peržiūros ir valymo. Kuo daugiau duomenų turite, tuo ilgiau užtruks šis procesas, tačiau jis yra tikslingas ir reikalingas. CRM sistemos efektyvumas atsiskleis tik tada, jei bus naudojami aktualūs duomenys, todėl šį darbą būtina atlikti. Reikia pašalinti nebenaudojamus istorinius duomenis, pasikartojančius įrašus, nepilnus ir nebaigtus pildyti įrašus. Toks duomenų patikrinimas taip pat yra gera proga pasitikrinti, ar naudojama duomenų struktūra vis dar atitinka įmonės poreikius.

Taip pat svarbu pasirinkti ir tinkamiausią duomenų perkėlimo metodą. Jei duomenys keliami iš vienos CRM sistemos į kitą, galima naudoti eksportinius .csv failus, kurie leidžia išsaugoti duomenų lentelių struktūrą. Tai vienas lengviausių metodų, kuris tinka daugeliui šiuolaikinių CRM sistemų.

Nepamirškite padaryti atsarginės duomenų kopijos – jos prireikia dažniau, nei galvojate. Be to, atsargumas dar niekam nepakenkė, o duomenų praradimas kainuotų daug brangiau.

Nepatingėkite atlikti testinio kėlimo su nedidelių duomenų kiekiu. Tai padės suprasti tikslinės CRM sistemos, į kurią migruojate duomenis, veikimą. Taip galėsite iš anksto pamatyti neatitikimus, jei tokių bus, ir juos išspręsti. Reikės išsiaiškinti, kaip duomenų laukai naujoje sistemoje yra priskiriami, kaip skiriasi duomenų tipai, struktūra ir kt.

Visada naudinga ir patogu naudoti tam tikrą šabloną ir dokumentuoti perkėlimo procesą. Taip būsite tikri, kad jokia duomenų dalis nebus „pamesta“, o visi duomenų įrašai nukeliaus būtent ten, kur reikia.