Paprastai užtenka paprastų sprendimų, proceso analizės ir darbų pasiskirstymo. Vis dėlto paprastumas šiuo atveju nereiškia, kad darbuotojams tai nesukels iššūkių, tad vadovai turi būti pasiruošę. Tam tikros klaidos, kurios sumažina CRM sistemos suteikiamą projektų valdymo efektyvumą, gali būti daromos tiek sąmoningai, tiek nesąmoningai. Vis dėlto bet kuriuo atveju beveik visada susiduriama su darbuotojų pasipriešinimu pokyčiams, net ir nekeičiant naudojamos CRM sistemos, o tiesiog atnaujinant procesus.

Taigi, kokios yra esminės prielaidos efektyviam projektų valdymui CRM sistemoje? Trumpai juos apžvelgsime, tačiau kiekviena organizacija turėtų specializuoti procesų monitoringą pagal savo veiklos specifiką.

Kruopštus planavimas

Prieš pradėdami bet kokius pokyčius, įsitikinkite, kad į procesą bus įtraukti visi darbuotojai. Jei planuojamas naujų darbuotojų priėmimas, tikrai verta palaukti, kol jie prisidės prie komandos.

Dažniausiai CRM sistemos yra naudojamos visos įmonės mastu, tačiau atskiri padaliniai naudoja skirtingus funkcionalumus. Pavyzdžiui, pardavimų skyriui labai svarbi yra „Šaltųjų kontaktų“ funkcija, o gamybai – „Projektų valdymas“, tačiau personalo valdymo ir apskaitos skyriai dažniausiai tokių funkcijų net nežino, nes jiems aktualūs darbo laiko apskaitos, atostogų planavimo ir kitos funkcijos. Taigi, kam apkrauti darbuotojus jiems neaktualia ir nereikalinga informacija? Planuokite mokymus skaidydami informaciją į etapus, kad kiekvienas darbuotojas galėtų pasirinkti tik tą dalį, kuri aktuali jo darbinėms funkcijoms atlikti.

Net jei nekeičiate CRM sistemos nauja, o tik norite pagerinti naudojamos sistemos efektyvumą, neapsiribokite vien teorija. Teorinės žinios, žinoma, svarbios, tačiau praktinės užduotys padės geriau suprasti reikalavimus ir greičiau įsisavinti informaciją.

Kur slypi daugiausiai iššūkių? Atspariausi pokyčiams yra ilgiausiai dirbantys darbuotojai, tad jiems reikia skirti papildomo dėmesio – jei naujas „žaidimo taisykles“ priims jie, vadinasi priims ir likusi personalo dalis.

Aktyvus vadovavimas

Projektų valdymas su CRM sistemos pagalba gali būti itin sklandus ir efektyvus, tačiau tai nereiškia, kad projektas bus įvykdytas be vadovo. Dar daugiau – vadovas tampa dar svarbesnis keliant proceso efektyvumą, nes viskas vyksta greičiau ir intensyviau. Vadovas turėtų aktyviai vadovauti, įsitraukti į procesą visuose jo etapuose. Vis dėlto vadovavimas neturėtų būti suprantamas tiesiogiai, kaip nurodymai, siekiant efektyvumo vadovas turi nuolat dirbti su komanda:

• Paaiškinti projekto tikslus, priežastis, planuojamus įgyvendinimo būdus ir kitas aplinkybes;
• Motyvuoti darbuotojus, juos skatinti;
• Visada padėti iškilus problemoms, perskirstyti išteklius ir darbo jėgą;
• Skatinti darbuotojų savarankiškumą kartu juos prižiūrint ir rodant aktyvų susidomėjimą.

Prisiminkite, CRM sistemos suteikiamos projektų valdymo galimybės yra tik įrankis, tačiau visą darbą vis tiek turi nudirbti žmonės.

Lūkesčių valdymas

CRM sistemos suteikia galimybę greitai perskirstyti turimus išteklius, performuoti komandą, dedikuoti užduotis ir kt. Kartais tai klaidingai nuteikia darbuotojus ir kai kurie iš jų gali galvoti, kad prioritetas teikiamas kolegos, o ne jų poreikiams. Tokios situacijos ilgalaikėje perspektyvoje gali tapti itin aštrios ir kainuoti gerą mikroklimatą ar specialistų praradimą.

Nedelskite ir aktyviai įsitraukite į vidinės komunikacijos palaikymą. Darbuotojams svarbu žinoti, kad visa kompanija dirba siekdama bendro tikslo ir tikrai nepakaks to, kad tai kažkada jau buvo sakyta. Vadovai turi padėti darbuotojams suprasti, kodėl priimami vieni ar kiti sprendimai, kad svarbiausias yra bendras tikslas, o ne pavienių darbuotojų interesai, nors kartais taip ir gali pasirodyti.

CRM sistemos treniruotės

Manote, kad CRM sistemos naudotojo vadovas pateikia pakankamai informacijos, reikalingos darbui? Taip, jūs tikrai esate teisūs, tačiau ar esate tikri, kad darbuotojai visa tai atidžiai perskaitė ir tinkamai įsisavino? CRM sistemos treniruotės – tai standartizuotų užduočių atlikimas, kuris padeda ugdyti darbo su programa įgūdžius. Tokios treniruotės reikalingos keletu atvejų:

• Diegiant naują CRM sistemą;
• Priimant dirbti naują darbuotoją;
• Pastebėjus, kad darbuotojai netinkamai ar neteisingai naudoja CRM sistemos funkcionalumus.

Projektas bus sklandesnis ir greitesnis, jei periodiškai atnaujinsite visų darbuotojų žinias, o CRM sistemos naudojimo procesai bus standartizuoti ir aiškiai apibrėžti. Projektų valdymo modulis gali suteikti pagreitį veiklai ir yra viena svarbiausių CRM sistemos dalių, tačiau verta prisiminti, kad vis dėlto tai tėra įrankis darbui, o patį darbą privalote nudirbti patys.