Panagrinėsime naujos CRM sistemos priėmimo organizacijoje atvejį ir atskleisime naudingų patarimų, kurie padės priimti sprendimus, palengvinančius vartotojų prisitaikymą prie naujų technologijų.

Patikėkite CRM sistemai užduotis po vieną

Žinoma, CRM sistema galėtų su viskuo susidoroti iškart, tačiau jai reikės trupučio darbuotojų pagalbos, ypač diegimo procese. Pradėkite palengva ir suteikite pakankamai laiko, išskaidykite užduotis darbuotojams į atskiras operacijas – taip jiems bus lengviau ir jie pamažu pažins sistemos funkcijas bei prie jų pripras. Neverskite vieno darbuotojo dirbti su viena funkcija: kasdien deleguokite su vis kita funkcija susijusias užduotis ir taip darbuotojai pažins visą funkcionalumą be jokio streso.

Rinkitės nuotolinius mokymus

Nuotolinis darbas ir nuotoliniai mokymai jau tapo įprasta kasdienybe, bet net ir ateityje tiesioginių mokymų patariama vengti. Nuotolinius mokymus dirbti su CRM sistema galima realizuoti labai įvairiomis formomis: tai gali būti mokomasis vaizdo įrašas ar funkcionalumo aprašas. Kodėl tai veikia? Nes kiekvienas darbuotojas gali pasirinkti sau tinkamą mokymosi tempą ir laiką, todėl toks mokymasis yra daug efektyvesnis už srautinius tiesioginius mokymus, kurie buvo populiarūs anksčiau.

Paskatinkite bendravimą

Dažnai stresą iš tikrųjų sukelia ne naujos technologijos, o terminai. Pasistenkite išvengti spaudimo ir suteikite darbuotojams pakankamai laiko, kad jie galėtų patyrinėti CRM sistemą su testiniu vartotoju ir atrasti sau tinkamiausius sprendimų būdus. Nustebsite, bet net ir ką tik pradėję sistema naudotis darbuotojai gali pateikti naudingų pasiūlymų, kurie bus efektyvesni už numatytus vadovybės – juk tik darbuotojai taip gerai supranta savo funkcijas, nes jas atlieka kasdien. Dėl to verta suteikti pakankamai laiko darbuotojų „integracijai“ į CRM sistemą.

Kuo mažiau keiskite darbo eigą

Suderinkite su darbuotojais jų naudojamus procesus ir venkite jų kaitaliojimo. Taip užtikrinsite ne tik funkcijų naudojimo aiškumą ir tvarkingą duomenų bazę, bet ir užsitikrinsite darbuotojų pasitikėjimą priimtais sprendimais. Žinoma, kartais korekcijų gali prireikti, bet palikite tai ateičiai ir jas atlikite palengva, žingsnis po žingsnio.

Išlaikykite integracijas tarp sistemų

Net jei diegiate naują CRM sistemą, rinkitės tokią, kad galėtumėte išlaikyti anksčiau egzistavusias integracijas tarp sistemų. Taip užtikrinsite darbuotojų pasitikėjimą naująja sistema ir jos galimybėmis. Kiekviena technologinė naujovė turėtų būti žingsnis į priekį ir organizacijos darbuotojams svarbu tai suvokti, o siauresnis funkcionalumas kelia abejonių, net jei jos ne visada yra pagrįstos.

Jei vis dėlto tam tikrų integracijų yra atsisakoma, tai reikia aiškiai pagrįsti ir paaiškinti. Antra vertus, anksčiau naudotų integracijų atsisakymas turi turėti apčiuopiamos naudos, pavyzdžiui, anksčiau naudota sistema gali būti pakeičiama nauja, tačiau efektyvesne, bet apimančią tas pačias funkcijas.

Nepalikite darbuotojų vienų

Šiuolaikinės CRM sistemos yra draugiškos vartotojams ir jomis lengva išmokti naudotis net ir be jokios išorinės pagalbos. Vis dėlto verta palikti pagalbos iš išorės galimybę. Net jei jos ir neprireiks, darbuotojai jausis saugiau turėdami „užnugarį“ ir drąsiau perkels savo kasdienes operacijas į sistemą. Pagalbinę funkciją gali atlikti CRM sistemos diegėjas arba su sistema jau anksčiau susipažinę tos pačios organizacijos darbuotojai. Mažesnėse įmonėse šią funkciją taip pat gali atlikti vadovas ar jo deleguotas asmuo, kuris testavo CRM sistemą prieš ją įdiegiant.