CRM sistemos prieš tradicinius metodus

Elektroniniai laiškai, skambučiai ar net trumposios žinutės – visa tai komunikacijoje su vartotojais vis dar egzistuoja ir tikriausiai dar kurį laiką tikrai egzistuos. Bet pažvelkime, kas vyksta įmonės viduje, gavus informaciją iš vartotojo. Naudojant tradicinius metodus, informacija laiško arba skambučio pavidalu turi būti priimama administruojančio žmogaus, tada paskiriama atsakingam darbuotojui. O didesnėse įmonėse atsiranda ir dar daugiau tarpinių grandžių – administratorė užduotį perduoda skyriaus vadovui, kuris reguliuoja darbo krūvį ir pan. Ar galima visa tai paspartinti?

CRM sistemos leidžia informacija dalinti betarpiškai. Yra keletas pagrindinių būdų:

• Užduočių dedikavimas, kai administratorius pagal atsakomybes paskirsto užduotis darbuotojams, atlikdamas priskyrimą sistemoje. Administratorius gali matyti kiekvieno darbuotojo užimtumą, stebėti užduoties vykdymo progresą, vertinti bendrą statistiką ir kt.;
• Liberalūs informaciniai mainai, kai informacija yra talpinama CRM sistemoje ir atsakingi darbuotojai patys prisiima užduotis pagal savo kompetenciją ir užimtumą.

Taigi, CRM sistemos leidžia išvengti neigiamų tarpinių grandžių pasekmių, tačiau kartu išlaiko jų privalumus – negalima sakyti, kad vidutinio lygio vadovai įmonėse neatlieka svarbių funkcijų, tačiau mažiau svarbius procesus galima supaprastinti. Antra vertus, pasirinkus CRM sistemos užtikrina, kad informacija nepasimes, bus nukreipta teisingai ir visada atsekama. Žinoma, skeptikai gali sakyti, kad administratoriui tenka itin svarbus vaidmuo, tačiau iš tikrųjų CRM sistemos administratoriaus atsakomybę tik sumažina (klaidas galima ištaisyti), o tradicinių metodų naudojimas ne tik yra daug imlesnis laikui, bet ir nepalieka galimybės pasitaisyti.

Duomenų apyvarta realiuoju laiku

Keistis informacija įmonės viduje yra labai svarbu ir kuo greičiau vyksta procesas, tuo aukštesnio efektyvumo lygio galima pasiekti. Gerai apgalvojus ir viską sustygavus mažesnėse įmonėse visai neblogai gali suveikti ir tradiciniai metodai, tačiau tam „koją kiša“ nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai. Anksčiau jie buvo labiau išimtis, o po karantino ir pandemijos iššūkių, panašu, tapo realybe, su kuria turime susitaikyti.

Biuro darbuotojams pradėjus dirbti iš namų, CRM sistemos naudos įmonės netruko pastebėti. Tačiau yra ir kitų darbuotojų, pavyzdžiui, interneto tinklų inžinierių, vairuotojų ir kurjerių, santechnikų ar namų tvarkytojų darbo vieta nuolat keičiasi. Kada be CRM sistemos jie iš kolegų ar klientų gautų informaciją ir kada ją patys pateiktų? O jei atlikus užduotį ir grįžtant į biurą pakeliui laukia dar viena užduotis galima sutaupyti laiko? Jei pakeliui darbuotojai gali susitikti ir pasikeisti jiems reikalinga įranga? Taip, optimizavimo klausimas be CRM sistemos tikrai būtų sudėtingas.

Laimei, CRM sistemos jau sukurtos ir pasižymi plačiu funkcionalumu. Mobilumas yra viena iš greito informacijos perdavimo prielaidų, nes tik mobilia CRM sistema darbuotojai gali naudotis įvairiais įrenginiais ir būdami įvairiose vietovėse.

Greitai gauti ir greitai išsiųsti

Dar vienas CRM sistemos aspektas, kurio daugelis paprasčiausiai neįvertina, yra tiesiogiai sistemoje kuriamos ir prižiūrimos duomenų bazės. Pavyzdžiui, sutarčių sąrašas visada yra tvarkingas ir paruoštas naudoti, gali būti filtruojamas pagal įvairius kriterijus, o artėjant sutarties terminui, sistema pati išsiųs priminimą atsakingam darbuotojui, kad šis galėtų imtis veiksmų. CRM sistemos aplinkoje jos vartotojai gali greitai ir patogiai dalintis informacija, taip pat gali eksportuoti reikalingus duomenis (žinoma, jei turi tokią teisę) ir naudoti juos už CRM sistemos ribų.

CRM sistema veikia kaip viena didelė duomenų bazė, kuri yra administruojama lengvai ir greitai, o savo funkcionalumu sujungia įvairias įmonės veiklos sritis ir darbuotojus. Tai platforma greitiems informacijos mainams, kurių greitis kartais prilygsta net realiuoju laiku teikiamiems duomenims. CRM sistemos funkcijos įgalina ne tik greitai gauti esamus duomenis – juos patogiai surasti, atrinkti ar atlikti kitus veiksmus, bet ir pateikti informaciją. Tai dvipusis informacijos judėjimas įmonės viduje, kuris yra vienodai svarbus ir sudaro būtinas prielaidas tiek veiklos optimizavimui, tiek ir efektyvumui didinti.