Viena iš pagrindinių užduočių keliamų vadovams yra operatyviai valdyti personalą. Vis dėlto šią užduotį riboja tam tikri veiksniai: visų pirma efektyviausia komunikacija yra palaikoma tada, kai vadovas ir darbuotojai yra vienoje vietoje ir gali palaikyti tiesioginį pokalbį. Taip, elektroniniai laiškai, žinutės, chatai ir skambučiai yra nebloga alternatyva, tačiau tam visada reikia daugiau laiko, o apsisaugoti nuo nesklandumų ir nesusipratimų beveik neįmanoma. Pamirškite visą šį stresą ir įsivaizduokite sklandžią komunikaciją – VVS aplinkoje tai tampa įmanoma net panaudojant minimalias vadovo pastangas. Priskiriamos rolės, užduotis, automatinės ataskaitos ir monitoringas yra viskas, ko reikia tiek darbuotojui, tiek vadovui.

Kitas ribojantis veiksnys – realaus užimtumo vertinimas. VVS naudojimas veikloje atveria kelius veiklos optimizavimui, nes kiekvienas darbuotojas gauna pakankamai užduočių. Krūvis darbo dienos bėgyje paskirstomas tolygiai, o jei lieka neužpildyto laiko, tai greitai pastebima ir ištaisoma. Darbuotojas gauna užduotis ir dirbdamas VVS pateikia jų progresą, atnaujina būseną, skiria prioritetus. Lygiai taip pat procesas vyksta ir atgaline tvarka: vadovas gali bet kuriuo metu vos keletu mygtukų paspaudimų patikrinti savo darbuotojų (o taip pat ir kiekvieno konkrečiai!) užimtumą, pakeisti numatytą darbų planą arba priskirti naujų užduočių.

VVS leidžia fiksuoti įvairią informaciją be papildomų pastangų, o tai yra labai svarbu. Statistiniai duomenys yra naudojami ataskaitoms ir analizei, skaičiai atskleidžia tikrąją informaciją. Pagalvokite, jei klaustumėte savo darbuotojo ar jis spėja atlikti visas užduotis ir galbūt galėtumėte jam padidinti darbo krūvį, atsakymas greičiausiai būtų neigiamas ir niekas su juo negalėtų ginčytis – gali būti, kad darbuotojas tikrai galvoja, kad jam priskiriama pernelyg daug darbų. VVS apsaugo vadovų ir personalo santykius nuo interpretacijų ir neapibrėžtų vertinimų, todėl mikroklimatas yra geresnis. Jei pastarojo mėnesio darbų ataskaita rodo, kad darbuotojui lieka laiko tinginiauti, vadovas gali spustelėti kelis mygtukus ir laisva užduotis jau bus priskirta šiam darbuotojui.

Verslo valdymo sistema – žingsnis į ateitį, kurį galite sau leisti jau šiandien.