CRM sistemos biudžeto planavimas

Planuojate įmonėje diegti CRM sistemą? O gal norite atnaujinti ar pakeisti senąją? Biudžetas – visada aktualus klausimas, o sutaupyti norisi visiems. Ir nepaisant to, kad CRM sistema padeda sutaupyti optimizuojant veiklą, taip pat svarbu atsižvelgti ir į jai reikalingą biudžetą. Štai ką svarbu įvertinti.

Kas sudaro CRM sistemos biudžetą?

Pradėkime nuo pirminio etapo – diegimo. Šiuolaikinės CRM sistemos yra draugiškos vartotojams, todėl mokymai dažniausiai nebūtini, nes funkcionalumas yra lengvai ir aiškiai pritaikomas. Išties šiuolaikinių CRM sistemų diegimas yra labai paprastas, nereikalauja papildomos įrangos ar sudėtingų technologinių sprendimų, kaip būdavo anksčiau. Vis dėlto čia gali kilti papildomų iššūkių, kurie sudarys tam tikrus finansinius kaštus:

• Duomenų iš senosios CRM sistemos migravimas. Dažniausiai šis procesas nėra itin sudėtingas ar brangus, tačiau pasitaiko visko. Nepamirškite pasidomėti šiuo klausimu dar naujos CRM sistemos pasirinkimo etape.
• CRM sistemos funkcionalumo modifikavimas kainuos papildomai, jei standartinių funkcijų jūsų veiklai neužteks. Prisiminkite, kad daugeliu atvejų sprendimu gali būti integracijos, tačiau jos taip pat gali šiek tiek kainuoti.
• Jei kuriate nuosavą CRM sistemą, jos kūrimo ir testavimo darbai kainuos tikrai nemažai.

Ilguoju laikotarpiu taip pat kainuos CRM sistemos palaikymas. Jei sistema nuomojama, palaikymo mokestis jau įskaičiuotas į kainą ir niekuo nereikia rūpintis, o jei sistemą pirkote, teks samdyti specialistą ar pirkti paslaugas iš išorės.

Kaip įvertinti, kokio biudžeto CRM sistemai reikės?

Pradėkime nuo to, kad CRM sistemos naudingumas, o taip pat ir biudžetas turėtų būti skaičiuojamas ir vertinamas ilguoju laikotarpiu. Tik taip galima objektyviai palyginti skirtingus variantus ir pasirinkti tinkamiausią. Be to, kai CRM sistema yra diegiamas, juk negalvojate, kad ją panaudosite tik porą metų – darbas su CRM sistema yra ilgas procesas, dažniausiai sutampantis su įmonės veiklos gyvavimo laikotarpiu.

Biudžetas priklauso nuo svarbaus sprendimo: pirksite ar nuomositės CRM sistemą. Apie tai, kaip priimti šį sprendimą ir kokiais argumentais remtis, skaitykite kituose šio tinklaraščio straipsniuose, o šiandien panagrinėsime abu pasirinkimus finansine prasme.

• CRM sistemos nuoma dažniausiai yra mokama taikant tam tikrą įkainį pagal naudotojų skaičių. Taigi, suskaičiuokite darbuotojus, padauginkite iš jų skaičiaus nuomos kainą ir nuomos laikotarpį keleriems metams. Tai beveik visos išlaidos, kurias patirsite, tad apskaičiuoti CRM sistemai reikalingą biudžetą tikrai nesudėtinga.
• CRM sistemos pirkimas yra kiek sudėtingesnis atvejis. Naudotojų skaičius šiuo atveju kaina įtakos neturi, tačiau sistemos kūrimas ir / ar modifikavimas gali stipriai varijuoti kainos prasme. Be to, reikės rūpintis palaikymu, atnaujinimais ir patobulinimais – patikėkite, jų poreikis tikrai atsiras. Taigi, jei norite sužinoti reikalingas investicijas, sudėkite CRM sistemos paruošimo kaštus ir palaikymo išlaidas.

Patarimas: jei norite palyginti, ar nuoma yra naudingesnė už pirkimą, naudokite tuos pačius laikotarpius. Gali būti, kad kai kuriais atvejais CRM sistemos nuoma kainuos brangiau (ypač įmonėse su didesniu darbuotojų skaičiumi), tačiau prisiminkite, kad tokiu atveju nereikia mokėti visos sumos iš karto, kaip įsigyjant sistemą, be to, nereikia rūpintis dėl veikimo, palaikymo ir atnaujinimų.

Kaip sumažinti CRM sistemos biudžetą?

Tiek nuomojant, tiek perkant CRM sistemą reikėtų elgtis apdairiai ir gerai viską apsvarstyti – tai geriausias būdas sutaupyti. Pirmiausia, įvertinkite, kokios funkcijos bus reikalingos, kuo jūsų įmonės veikla yra netipinė, kokios galimos integracijos. Dažnai vadovai pageidauja įvairių funkcijų, nors jų praktinėje veikloje visiškai nereikia arba reikia labai retai, o jų programavimo darbai brangiai kainuoja.

Kadangi šiuolaikinės CRM sistemos yra paprastos ir draugiškos vartotojams, nereikia jokių sudėtingų mokymų, kad darbuotojai galėtų jomis naudotis – visiškai pakanka bazinių kompiuterinių žinių. Deja, tai nesprendžia tokių problemų kaip naujovių vengimas ar priešinimasis joms. Iš esmės tai yra psichologinės problemos, kurias gana dažnai bandoma išspręsti mokymais, kaip naudoti sistemą. Kad visas diegimo procesas vyktų sparčiau ir sklandžiau, paruoškite darbuotojus iš anksto. Informuokite juos apie naujos CRM sistemos diegimą, supažindinkite su ja, išklausykite pasiūlymų, suderinkite tam tikrus standartus – taip pradžia bus lengvesnė ir paprastesnė visiems.