Projektų valdymo sistema – tik projektams?
Norite tikėkite, norite ne, tačiau mus supa vien projektai. Ir ne tik versle, juk ir patį gyvenimą galime pavadinti projektu, skaidyti į etapus, užduotis ir kt. Taip kaip projektai, veikia ir projektų valdymo sistemos, todėl jos yra universalesnės, nei iki šiol galvojote. Ir visai nebūtina būti projektų valdymo asu, kad galėtumėte šias sistemas išnaudoti savo verslo reikmėms.
Kodėl projektų valdymo sistema?
Projektų valdymas yra visos sistemos funkcionalumas arba CRM sistemos funkcionalumo dalis, kuri dažnai naudojama darbui su įvairiais projektais. Vis dėlto sistema tinka projektams plačiąja prasme: tai reiškia, kad kiekviena sutartis, sandoris, pardavimas, paslauga – visa tai procesai, kuriuos patogu skaidyti į etapus, kelti tikslus bei uždavinius, priskirti reikalingas sąnaudas.
Gantt’o diagrama taip pat yra universaliai pritaikoma, šį metodą renkasi daugelis specialistų. Projektų valdymo sistema veikia tarsi vertingas įgūdis, padedantis vadovams susidoroti su įvairiomis užduotimis ir valdyti situaciją.
Universalios projektų valdymo funkcijos
Visų pirma, projektų valdymo modulis yra naudingas siekiant supaprastinti procesą. Lengviausia tai padaryti suskaidant į atskiras dalis, kurių kiekviena turėtų konkrečią užduotį ir tikslo pasiekimo vertinimo kriterijų. Planavimas, įgyvendinimas ir kontrolė yra principinis skaidymas, kuris gali turėti ir daugiau dalių, priklausomai nuo paties proceso ypatybių. Proceso padalijimas leis tiksliau įgyvendinti reikalingus veiksmus ir visada žinoti kas vyksta bei kontroliuoti procesus.
Projektų valdymo sistema yra geras būdas patikrinti idėjas ir išsirinkti geriausias. Iš tikrųjų dažnai klaidingai manoma, kad pirmasis projekto etapas yra planavimas, nors iš tikrųjų jis seka tik po inicijavimo. Trumpai tariant, projektų valdymo sistemoje galima sukelti visą informaciją ir simuliuoti projekto eigą išbandant keletą įvairių scenarijų – tai padės pamatyti didžiausias grėsmes, nes gali paaiškėti, kad konkretaus projekto įgyvendinimas net ir naudojant optimistinį scenarijų nėra įmanomas, pavyzdžiui, dėl laiko ribojimų.
Panašiai galima atlikti ir rizikos analizę, ypač jei projektas didesnis – kuo sudėtingesni procesai, tuo didesnė tikimybė, kad viskas klostysis ne taip, kaip reikėtų. Kai projekto informacija yra suvesta sistemoje, galima jį visą matyti kaip struktūrą, lengvai identifikuoti sąsajas ir pastebėti galimas grėsmes, pavyzdžiui, jei keliomis dienomis vėluos prekių pristatymas, ar vėluos ir pardavimas?
Procesų kartojimas tampa lengvu ir racionaliu žingsniu. Sunku patikėti, tačiau daugelis organizacijų nuolat kartoja tuos pačius projektus, o ne kuria naujus. Kodėl? Nes išgryninus visą procesą yra minimalizuojama rizikų įtaka ir pasiekiami geriausi rezultatai.
