CRM sistemos testavimas: būtinybė ar laiko gaišimas?

Tikriausiai pastebėjote, kad kone kiekvienos CRM sistemos vystytojai siūlo galimybę nemokamai ribotą laiką naudotis jų sistema. Manote, kad tai reklaminis triukas? Klystate, nes sistemos išbandymas gali atnešti daug naudos ir šia galimybe visada verta pasinaudoti.

CRM sistemos testavimo mitai

Skeptikų nuomone, toks CRM sistemos testavimas įmonėje yra tik laiko gaišimas: darbuotojai turės susipažinti su aplinka, funkcijomis ir dirbti su sistema, kuri dar nėra įsigyta. Atrodo, kad tai beprasmis darbas? Iš tikrųjų, jei dirbsite su tikrais duomenimis ir testinę versiją naudosite realiems įmonės procesams, vėliau, įdiegus CRM sistemą, visus duomenis bus galima perkelti. Taigi, kad duomenys bus prarasti yra mitas.

Be to, šiuolaikinės CRM programos yra intuityvios ir lengvai perprantamos, tad darbuotojams jos tikrai nesukels didelių iššūkių. Arba net priešingai: tai bus puiki treniruotė prieš tikrąjį darbą su programa. Antra vertus, tik išmėginę sistemą suprasite, kokia ji yra: sudėtinga ir komplikuota ar paprastai naudojama ir patogi.

Neišbandę sistemos paprasčiausiai, kaip sako liaudies išmintis, pirktumėte katę maiše. O ką daryti, jei pasirinkta programa būtų nepatogi ir iš tikrųjų sukeltų papildomą krūvį darbuotojams užuot suteikusi naudos? Pastaruoju atveju prarastumėte daug daugiau nei porą savaičių, skirtų testavimui.

Kada verta išbandyti CRM sistemą?

Galima išskirti du atvejus, kai verta įmonėje išmėginti nemokamą CRM sistemos versiją:

• jei planuojate diegimą;
• jei planuojate pakeisti dabar naudojamą programą kita.

Net jei sąžiningai atlikote namų darbus ir išnagrinėję informaciją pasirinkote kelis CRM sistemos variantus, juos bus naudinga išbandyti. Tik taip pamatysite, kuri sistema geriausiai atitinka įmonės poreikius. Atlikite bandymą net ir tuo atveju, jei pasirinkote vieną sistemą – praktikoje gali paaiškėti, kad ji turi esminių trūkumų dėl įmonės specifikos ir neatitinka poreikių.

Kaip išbandyti CRM sistemą?

Suprantama, kad niekas nenori gaišti laiko ir investuoti į sistemos testavimą. Deja, nėra geresnio kelio įsitikinti tiek CRM programos tinkamumu, tiek jos teikiama nauda. Vis dėlto viską reikia daryti protingai. Štai keletas patarimų, kurie padės efektyviai išbandyti realų sistemos veikimą:

• iš anksto apibrėžkite laikotarpį – jis neturėtų būti labai trumpas, kad surinktumėte tam tikrą duomenų kiekį ir pamatytumėte funkcijų teikiamus privalumus;
• jei įmonė didelė, nebūtina į bandymą įtraukti visų darbuotojų: paskirkite atsakingus skyrių vadovus arba testuokite sistemos veikimą viename skyriuje (pastarasis pasirinkimas itin tinka tuo atveju, kai CRM sistemos kūrėjai siūlo nemokamą versiją testavimui tik su daliniu funkcionalumu);
• supažindinkite atsakingus darbuotojus su sistemos testavimo tikslais;
• naudokite realius duomenis ir procesus – taip tarsi jau dirbtumėte su testuojama sistema (ją įdiegus šiuos duomenis bus galima perkelti);
• periodiškai aptarkite su darbuotojais dėl darbo su programa kylančias problemas, išgirskite jų pastebėjimus – pagal tai galite pakoreguoti testavimo laikotarpį.

Įvairios CRM sistemos gali pasirodyti labai panašios savo funkcionalumu, tačiau yra daugybė niuansų. Kūrėjai skirtingai realizuoja tas pačias funkcijas, o šios sąsajos atsiskleidžia tik realaus darbo programoje metu. Universali sistema gali puikiai atitikti daugelio įmonių poreikius, tačiau taip pat yra daugybė specifinių dalykų, apie kuriuos galbūt dar net nepagalvojote – jie paaiškės tik dirbant su sistema.

Apibendrinant galima pasakyti, kad visada verta išmėginti pasirinktą CRM sistemą prieš ją įdiegiant. Taip ne tik įsitikinsite, kad pasirinkote teisingai, bet ir palengvinsite darbuotojų prisitaikymą prie pokyčių. Čia svarbus psichologinis aspektas: kai vyksta testavimas, darbuotojai nebijo klysti, todėl jaučiasi laisviau ir gali greičiau mokytis dirbti su CRM programa.

Dvejojate? Suteikiame galimybę 30 dienų nemokamai išbandyti „Hanna CRM“ ir atrasti jos privalumus. Įsitikinkite, kad visos funkcijos yra lengvai valdomos ir patogios bei atitinka jūsų verslo poreikius.