Skubi užduotis atsirado. Ką išbraukiate iš plano?

Pirmadienį savaitės planas atrodo realus. Antradienį paskambina klientas: reikia skubiai. Trečiadienį vadovas paprašo „greitai paruošti“ skaičius. Penktadienį paaiškėja, kad dalis suplanuotų darbų taip ir nepajudėjo, nors visi visą savaitę dirbo.

Problema dažniausiai ne ta, kad atsirado skubus darbas. Tokių darbų pasitaiko nuolat. Problema kyla tada, kai nauja užduotis pridedama, bet nenusprendžiama, kurią suplanuotą užduotį atidėti.

Planas — tai ne tik sąrašas, ką darysime

Užpildytas kalendorius dar nėra planas. Planas yra susitarimas: ką darome, iki kada, kas atsakingas ir kiek laiko tam realiai turime. Jei skubus darbas užima pusę dienos, kitoms užduotims lieka puse dienos mažiau.

Kai to nepasakome garsiai, kiekvienas komandos narys pats tyliai sprendžia, ką atidėti. Ir dažnai atideda ne tai, ką atidėtų vadovas.

Trys klausimai, kai atsiranda skubus darbas

1. Ar tai tikrai skubu, ar tik garsiai prašoma? Skubu — kai laukimas turi aiškią kainą: klientas negali dirbti, artėja terminas, stringa kito žmogaus darbas. Jei aiškios kainos nėra, darbą galima suplanuoti kaip įprastą užduotį su terminu.
2. Kuri suplanuota užduotis nukeliama? Įvardykite konkrečiai: kuri užduotis atidedama ir koks jos naujas terminas. „Pabandysiu suspėti viską“ nėra sprendimas — tai atidėtas pokalbis.
3. Kam reikia apie tai žinoti? Jei atidedama užduotis susijusi su klientu ar kolegos darbu, praneškite jiems apie naują terminą. Nelaukite, kol jie patys pastebės, kad darbas neatliktas.

Kur tai matyti Hanna sistemoje

Hanna asmeninės darbotvarkės ir bendras komandos užimtumas leidžia pamatyti, kiek darbų jau suplanuota konkrečiam žmogui ir dienai. Tai padeda dar prieš priskiriant skubų darbą įvertinti, kam jį galima paskirti: pirmam atsiliepusiam žmogui ar kolegai, kurio diena mažiau užimta.

Projektų darbams Gantt diagrama parodo etapų seką. Jei skubus darbas nukelia vieną užduotį, iškart matote, kurie vėlesni darbai nuo jos priklauso.

Sistema sprendimo nepriims už Jus. Bet ji leidžia sprendimą priimti matant visą vaizdą, o ne iš atminties.

Penkių minučių patikra savaitės viduryje

Trečiadienį skirkite penkias minutes ir peržiūrėkite savo ar komandos savaitę:

• Kokie darbai atsirado, kurių pirmadienį nebuvo plane?
• Kokie suplanuoti darbai dar nepajudėjo?
• Ar bent vienam iš jų jau reikia naujo termino?
• Ar apie naują terminą žino tie, kuriems tai svarbu?

Jei atsirado naujų darbų, o suplanuotos užduotys nejuda, peržiūrėkite jų terminus. Jei terminai pasikeitė, bet apie tai niekam nepranešta, planą dar reikia suderinti.

Svarbiausia

Skubūs darbai neišnyks. Bet komanda, kuri kiekvieną kartą susitaria, kas dėl jų nukeliama, penktadienį turi mažiau netikėtumų — ir mažiau nepatogių laiškų klientams.

Peržiūrėkite šios savaitės komandos užimtumą Hanna sistemoje.